Top 10 dicas para produtividade e paz de espírito

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Você conhece alguém que não está ocupado? A maioria de nós acorda cada manhã enfrentando calendários abarrotados e milhas de listas de tarefas. Como um advogado/esposa/mãe/escritora, eu sei disso certamente. Fora de fascínio nerdy e instinto de sobrevivência pura, eu fiz um estudo ao longo da vida de produtividade e gestão do tempo. Aqui estão as dez melhores dicas que me ajudam a fazer as coisas que eu devo ou quero fazer sem perder minha mente:

1. Faça anotações.

Cada tarefa, cada compromisso deve ser anotado. Isso liberta sua mente do trabalho de sugar a energia e atenção de tentar lembrar. Em seu livro seminal sobre produtividade, Getting Things Done, David Allen aponta como os compromissos incompletos sugam a energia psíquica, cada um fazendo você apenas um pouco mais cansado, mais distraído e, portanto, menos produtivo. Ele enfatiza que o primeiro passo para gerenciar a sua vida e tempo é obter todos os compromissos, grandes e pequenos, fora de sua cabeça e em um sistema confiável. Eu uso OmniFocus para capturar esses compromissos, mas você pode começar com uma simples caneta e papel.

2. Obtenha uma vantagem.

A melhor maneira de atingir a produtividade é começar na noite anterior. Antes de deixar o seu espaço de trabalho, ou antes de ir para a cama, demore dez minutos para olhar sobre os compromissos do dia seguinte. Que compromissos não podem ser perdidos? O que você precisa ter com você para esses compromissos? (certifique-se de ter reunido esses materiais e tê-los prontos para ir.) Que três a cinco tarefas devem ser feitas? Decida o que você vai fazer primeiro. Olhe para essa lista de tarefas e decida se alguma tarefa nela pode ser delegada a outra pessoa (veja o número 9 abaixo) ou, melhor ainda, excluída da lista (ver número 10 abaixo).

Quanto mais ocupado seu dia, mais importante é fazer este exame rápido o dia ou a noite anterior. Isso significa que você não perde tempo na manhã decidindo por onde começar, ou coletar materiais (e talvez descobrir um item crucial não está disponível quando você precisar dele).

3. Faça sua tarefa mais temida primeiro

Cada um de nós tem uma ou mais tarefas em nossa lista de afazeres que tememos fazer. Talvez seja aquela chamada de telefone desagradável que você não quer fazer. Ou essa postagem no blog que você está adiando a escrita porque você não sabe como começar. Ou esse projeto que apenas o sobrecarrega porque é tão maciço. Seja o que for, ele paira sobre sua cabeça, distraindo você com a culpa, porque ele continua sendo empurrado para o próximo dia e o próximo. É hora de terminar esse ciclo. Faça a primeira coisa. O escritor Michael Hyatt fala sobre matar seus dragões antes do café da manhã – não há nada mais motivador para o resto do dia do que atravessar esse monstro da primeira coisa que você faz pela manhã. Faça essa chamada. Puxe um pedaço de papel e idéias de brainstorm para esse post do blog. Faça algo sobre essa tarefa esmagadora – talvez você não possa terminar em um dia, mas você pode pelo menos começar. Seja o que for, basta fazê-lo. Então deixe a satisfação de cruzá-lo fora de sua lista carregá-lo no descanso de seu dia ocupado.

4. Desligar das distrações.

Um dos principais assassinos de produtividade é a distração de interrupções constantes. E-mails, telefonemas, pessoas aparecendo à sua porta… A tecnologia que pode (e deve) tornar nossas vidas mais fácil e melhor também pode tornar praticamente impossível manter o tipo de atenção focada que é necessário para trabalhar de forma eficiente e eficaz. Mas aqui está a coisa: você pode controlar essa tecnologia. Quando você tem uma tarefa importante que exige atenção e foco, crie o espaço para dar o seu melhor. Quer se trate de uma reunião com um cliente ou colega, ou uma carta importante que precisa ser escrita, ou uma obra de arte que você deseja criar, agende um bloco de tempo para se concentrar nesse compromisso e, em seguida, desligue todas as distrações. Desligue o telefone (ou pelo menos desligue a campainha). Silencie seus alertas por e-mail. Desconecte a internet (ou pelo menos Facebook e Twitter). Feche a porta do escritório. Apenas por essa hora (ou trinta minutos, ou meio dia), desligue todas as comunicações externas e dê-se o luxo necessário do tempo imperturbável para realmente se concentrar no assunto em questão.

5. Faça pausas.

Há um limite para quanto tempo alguém pode dedicar foco profundo a uma tarefa. Não importa o quão ocupado você esteja, depois de um certo período de tempo, a lei dos retornos decrescentes entra em ação e a fadiga física e/ou mental começa a prejudicar a sua eficácia, de modo que o cronograma se rompe periodicamente mesmo nos dias mais movimentados. Leve dez minutos para levantar-se, esticar-se, tomar um copo d’água, caminhar ao redor do quarteirão. Você vai retornar ao seu trabalho atualizado, tanto mentalmente e fisicamente, e pronto para ser ainda mais produtivo.

6. Processo em lote.

Se as exigências do seu dia incluem tarefas de rotina, tente agrupar tarefas semelhantes e programar determinados horários durante o dia para eliminá-los. Respondendo e-mails? Retornando telefonemas? Entrando em despesas em uma planilha? Em vez de interromper suas outras tarefas para fazer essas coisas fragmentadas, divida-as. Defina duas ou três ou cinco vezes por dia para verificar e responder aos e-mails. Chamadas de volta às 11h45 e 16h45 (ou, se você quiser evitar ser sugado em longas conversas telefônicas, retorne às 12h15 enquanto as pessoas estão no almoço e 5h15 pm depois que eles deixaram para o dia, e apenas deixe uma mensagem!). Por dividir tarefas semelhantes, você economiza o tempo perdido para incrementar várias vezes por dia e colher os benefícios da dinâmica.

7. Tome um café da manhã

Preciso explicar isso? Existem inúmeros estudos que confirmam a importância do café da manhã para manter a nossa saúde. As pessoas saudáveis ​​são mais produtivas. Não importa quão agitado seja, tome um bom café da manhã. Ele vai lhe dar combustível para um ótimo começo para o seu dia.

8. Comece algum exercício

Não sendo demasiado repetitivo, mas as pessoas saudáveis são mais produtivas. O exercício faz-lhe mais saudável, assim esteja certo de começar algum exercício diário. Você não precisa passar horas na academia para obter o benefício disto; Dê uma volta em torno do quarteirão, ou faça alguma isometria em sua mesa. Basta fazer algo para obter o seu coração bombeando e seu sangue correndo. Ele irá melhorar o seu bem-estar geral, bem como a sua capacidade de pensar com mais clareza.

9. Delegar

Eu vou confessar: eu não gosto disto. Eu odeio pedir ajuda, e muitas vezes parece mais problema explicar uma tarefa para alguém do que apenas fazê-lo sozinho. Mas nem tudo o que precisa ser feito em sua vida deve ser feito por você. Avalie cuidadosamente essa lista de tarefas. Quais as tarefas que alguém poderia fazer, libertando-o para se concentrar nas coisas que só você pode fazer? Olhe ao seu redor: quem está disponível para fazer algumas dessas tarefas? Uma secretária? Um colega? Um membro da família? Um ajudante pago? Uma chave importante para a produtividade é fazer apenas aquelas coisas que só você pode fazer, e dando a outra pessoa a oportunidade de contribuir fazendo essas outras tarefas.

10. Diga não

Quantos compromissos você fez que realmente não precisam ser mantidos? Você já assumiu tarefas que realmente não importam para você ou para qualquer outra pessoa? O seu calendário está desordenado com reuniões que não realizam nada para as organizações que você não mais se preocupa? Seu dia foi sequestrado pelas prioridades de outra pessoa? Se o seu calendário estiver bloqueado, se a sua lista de afazeres estiver a milhas de comprimento, demore cerca de dez minutos a ver cada item com um olho atento. Pode qualquer um desses compromissos ou tarefas simplesmente ser cortado fora para criar alguma margem razoável em sua vida?

Quando alguém chama ou aparece à sua porta com um pedido de participação em alguma atividade, respire e considere se ela se encaixa em suas próprias prioridades (quais prioridades, é claro, podem incluir manter seu chefe ou cônjuge feliz). Se a resposta for não, então diga não . Pratique antes do tempo: “Obrigado por me convidar, mas não.” “Obrigado por perguntar, mas não.” “Obrigado por pensar em mim, mas não.”

Como uma pessoa sábia disse, “não” é uma sentença completa. Nenhuma explicação necessária. Apenas não.

Quais dessas dicas você vai implementar hoje para tornar o seu dia melhor? Você pode sugerir outros que trabalharam para você? Eu adoraria ouvi-los!

Fonte: http://www.lifehack.org/articles/productivity/top-10-tips-for-productivity.html
Tradução: Emerson de Oliveira

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